Privacy- en Cookieverklaring Ordentic B.V.

1. Bedrijfsgegevens

1. Ordentic B.V.
   Postbus 69
   3850AB Ermelo
   The Netherlands

2. KvK-nummer: 98641913

3. BTW-nummer: NL868581264B01

4. E-mailadres: support@ordentic.com

5. Website: https://ordentic.com

6. Verwerkingsverantwoordelijke: Ordentic B.V.

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens van:

1. Leveranciers

2. Gebruikers

3. Websitebezoekers

Dit omvat o.a.:

1. Identificatie- en contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, registratienummer, adres, e-mail, telefoonnummer, KvK-nummer, BTW-nummer

2. Financiële gegevens: bankrekeningnummer, betaalinformatie via Stripe Payments

3. Technische gegevens: IP-adres, browsergegevens, apparaat-ID, inloggegevens

4. Communicatiegegevens: berichten via e-mail, contactformulier of chat

5. Communicatievoorkeuren en cookiegegevens

Wij verzamelen deze gegevens rechtstreeks van u of via gebruik van onze website en diensten.

Onze diensten zijn uitsluitend bedoeld voor zakelijke gebruikers en volwassenen. Wij verwerken geen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar.

3. Doeleinden van verwerking

1. Uitvoering van overeenkomsten (accounts, bestellingen, betalingen)

2. Klantenservice en ondersteuning

3. Wettelijke verplichtingen (fiscale administratie, boekhouding)

4. Marketing en communicatie (met toestemming)

5. Beveiliging, fraudepreventie en platformbeheer

6. Analyse en verbetering van onze diensten

4. Rechtsgrond voor verwerking

Ordentic verwerkt persoonsgegevens uitsluitend indien daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat zoals bedoeld in artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij baseren onze verwerkingen op de volgende grondslagen:

1. Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG)

   Voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van overeenkomsten waarbij Ordentic als platform optreedt, waaronder het aanmaken en beheren van accounts, het verwerken van bestellingen, communicatie over de dienstverlening en facturatie.

2. Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG)

   Indien Ordentic op grond van wet- en regelgeving verplicht is persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld ten behoeve van fiscale en administratieve verplichtingen.

3. Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG)

   Voor specifieke verwerkingen waarvoor toestemming is vereist, zoals het verzenden van nieuwsbrieven en het plaatsen van marketing- en trackingcookies. Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken.

4. Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG)

   Indien de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van Ordentic, zoals het verbeteren en beveiligen van het platform, het uitvoeren van analyses en statistieken, fraudepreventie en het beperken van misbruik. Daarbij wordt steeds een zorgvuldige belangenafweging gemaakt, waarbij de privacy van betrokkenen wordt meegewogen.

5. Delen van gegevens met derden

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer dit noodzakelijk is voor uitvoering van onze dienstverlening of wettelijke verplichtingen.

Voor specifieke onderdelen van onze dienstverlening maken wij gebruik van derden zoals Stripe Payments (betalingen), Intercom (klantenondersteuning), Featurebase (feedback) en analytische dienstverleners.

Met al deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten die voldoen aan de AVG.

Indien gegevens buiten de EU/EER worden verwerkt, waarborgen wij dat dit gebeurt op basis van modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) of een gelijkwaardig beschermingsniveau.

6. Bewaartermijnen

1. Accountgegevens: zolang het account actief is + 2 jaar

2. Factuurgegevens: 7 jaar (wettelijke fiscale termijn)

3. Communicatie: 2 jaar

4. Cookie- en analytische gegevens: maximaal 14 maanden

5. Nieuwsbriefgegevens: tot uitschrijving

7. Beveiliging van persoonsgegevens

Ordentic neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder SSL-versleuteling, beveiligde servers en beperkte toegang tot persoonsgegevens.

Onze medewerkers hebben geheimhoudingsplicht en krijgen alleen toegang tot gegevens die noodzakelijk zijn voor hun functie.

8. Uw rechten

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar en intrekking van toestemming.

Neem contact op via support@ordentic.com. U ontvangt uiterlijk binnen één maand na ontvangst van uw verzoek een reactie. Indien nodig kan deze termijn met twee maanden worden verlengd.

U kunt tevens een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of Gegevensbeschermingsautoriteit (BE).

U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing. Na uw bezwaar verwerken wij uw gegevens niet langer voor dat doel.

9. Cookies

Ordentic maakt gebruik van functionele cookies en privacyvriendelijke analytische cookies. Deze cookies zijn noodzakelijk voor het correct functioneren en verbeteren van het platform.

Functionele cookies worden onder andere gebruikt voor:

1. gebruikersauthenticatie en sessiebeheer

2. beveiliging van accounts

3. het onthouden van gebruikersinstellingen

Daarnaast maken wij gebruik van analytische diensten zoals Google Analytics en Vercel Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van ons platform. Deze analytische cookies worden privacyvriendelijk ingezet en hebben geen of slechts geringe impact op de privacy van gebruikers.

Er worden geen gegevens gebruikt voor advertentiedoeleinden en IP-adressen worden geanonimiseerd.

Derde partijen zoals Stripe Payments, Intercom en Featurebase kunnen functionele cookies plaatsen die noodzakelijk zijn voor respectievelijk betalingsverwerking, klantenondersteuning en gebruikersfeedback.

Omdat Ordentic geen marketing- of trackingcookies gebruikt, is voor het plaatsen van deze cookies geen toestemming vereist.

10. Wijzigingen in deze verklaring

Wij behouden ons het recht voor deze verklaring te wijzigen.

De actuele versie is altijd te vinden op www.ordentic.com/privacy.

11. Contact

Voor vragen over deze verklaring:

1. E-mail: support@ordentic.com

2. Adres: Postbus 69, 3850AB Ermelo, The Netherlands