Datenschutz- und Cookie-Erklärung Ordentic B.V.

1. Unternehmensangaben

1. Ordentic B.V.
   Postbus 69
   3850AB Ermelo
   The Netherlands

2. Handelsregisternummer: 98641913

3. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: NL868581264B01

4. E-Mail-Adresse: support@ordentic.com

5. Website: https://ordentic.com

6. Verantwortlicher: Ordentic B.V.

2. Personenbezogene Daten, die wir verarbeiten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von:

1. Lieferanten

2. Nutzern

3. Website-Besuchern

Dazu gehören unter anderem:

1. Identifikations- und Kontaktdaten: Name, Firmenname, Registernummer, Anschrift, E-Mail, Telefonnummer, Handelsregisternummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

2. Finanzdaten: Bankkontonummer, Zahlungsinformationen über Stripe Payments

3. Technische Daten: IP-Adresse, Browserdaten, Geräte-ID, Anmeldedaten

4. Kommunikationsdaten: Nachrichten über E-Mail, Kontaktformular oder Chat

5. Kommunikationspräferenzen und Cookie-Daten

Wir erheben diese Daten direkt bei Ihnen oder über die Nutzung unserer Website und Dienste.

Unsere Dienste richten sich ausschließlich an geschäftliche Nutzer und an Erwachsene. Wir verarbeiten keine personenbezogenen Daten von Personen unter 18 Jahren.

3. Zwecke der Verarbeitung

1. Erfüllung von Verträgen (Konten, Bestellungen, Zahlungen)

2. Kundenservice und Support

3. Gesetzliche Pflichten (Steuerverwaltung, Buchhaltung)

4. Marketing und Kommunikation (mit Einwilligung)

5. Sicherheit, Betrugsprävention und Plattformverwaltung

6. Analyse und Verbesserung unserer Dienste

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ordentic verarbeitet personenbezogene Daten nur, wenn dafür eine gültige Rechtsgrundlage im Sinne von Artikel 6 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besteht. Wir stützen unsere Verarbeitungen auf die folgenden Grundlagen:

1. Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

   Soweit dies für die Erfüllung von Verträgen erforderlich ist, bei denen Ordentic als Plattform auftritt, einschließlich der Einrichtung und Verwaltung von Konten, der Abwicklung von Bestellungen, der Kommunikation über unsere Dienste und der Rechnungsstellung.

2. Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

   Wenn Ordentic aufgrund von Gesetzen und Vorschriften verpflichtet ist, personenbezogene Daten zu verarbeiten, etwa für steuerliche und administrative Pflichten.

3. Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

   Für bestimmte Verarbeitungen, die eine Einwilligung erfordern, etwa den Versand von Newslettern und das Setzen von Marketing- und Tracking-Cookies. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

4. Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

   Wenn die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen von Ordentic erforderlich ist, etwa zur Verbesserung und Sicherung der Plattform, zur Durchführung von Analysen und Statistiken, zur Betrugsprävention und zur Begrenzung von Missbrauch. Dabei wird stets eine sorgfältige Interessenabwägung vorgenommen, bei der die Privatsphäre der betroffenen Personen berücksichtigt wird.

5. Weitergabe von Daten an Dritte

Wir geben personenbezogene Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies für die Erbringung unserer Dienste oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Für bestimmte Teile unserer Dienste setzen wir Dritte ein, etwa Stripe Payments (Zahlungen), Intercom (Kundensupport), Featurebase (Feedback) und Analyse-Dienstleister.

Mit all diesen Parteien wurden Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen, die der DSGVO entsprechen.

Sofern Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden, stellen wir sicher, dass dies auf Grundlage von Standardvertragsklauseln oder eines gleichwertigen Schutzniveaus geschieht.

6. Aufbewahrungsfristen

1. Kontodaten: solange das Konto aktiv ist + 2 Jahre

2. Rechnungsdaten: 7 Jahre (gesetzliche steuerliche Frist)

3. Kommunikation: 2 Jahre

4. Cookie- und Analysedaten: höchstens 14 Monate

5. Newsletter-Daten: bis zur Abmeldung

7. Verarbeitung hochgeladener Einkaufsrechnungen

Über unsere Plattform und über Aktionen, bei denen wir um Rechnungen bitten, können Sie Einkaufsrechnungen von Dentalhändlern hochladen. Nachfolgend erläutern wir, was wir damit tun.

Zwecke. Wir verwenden hochgeladene Einkaufsrechnungen für:

1. die Verbesserung unseres Matching-Modells, damit Produkte auf einer Rechnung besser erkannt werden;

2. das Erkennen von Lücken in unserem Sortiment;

3. den Vergleich von Preisen.

Art der Verarbeitung. Eine hochgeladene Rechnung wird automatisiert ausgelesen, unter anderem mithilfe von KI. Zusätzlich prüfen Mitarbeitende von Ordentic die Rechnung und das Ergebnis dieser Auslesung. Für das Auslesen setzen wir einen externen KI-Dienstleister ein, mit dem ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen wurde. Es werden keine automatisierten Entscheidungen getroffen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten.

Rechtsgrundlage. Wir verarbeiten hochgeladene Einkaufsrechnungen auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie erteilen diese Einwilligung beim Hochladen und können sie jederzeit über support@ordentic.com widerrufen. Der Widerruf gilt für die künftige Nutzung und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

Aufbewahrungsfristen. Rechnungen, die wir ablehnen oder die keinem Konto zugeordnet werden, löschen wir innerhalb von 90 Tagen, einschließlich der hochgeladenen Datei. Rechnungen, die genehmigt und zugeordnet werden, werden Teil der Einkaufshistorie Ihres Kontos und folgen den Aufbewahrungsfristen aus Abschnitt 6.

Datenkategorien. Es handelt sich um Geschäftsdaten (Praxis- oder Firmenname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum) sowie um Lieferantendaten (der Lieferant, die Produktzeilen, Mengen und Preise). Wir fragen keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten und keine Patientendaten ab und verarbeiten diese in diesem Zusammenhang auch nicht. Laden Sie daher keine Dokumente hoch, die solche Daten enthalten.

8. Sicherheit personenbezogener Daten

Ordentic trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, darunter SSL-Verschlüsselung, gesicherte Server und beschränkten Zugang zu personenbezogenen Daten.

Unsere Mitarbeitenden unterliegen einer Geheimhaltungspflicht und erhalten nur Zugang zu Daten, die für ihre Tätigkeit erforderlich sind.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf Ihrer Einwilligung.

Kontaktieren Sie uns über support@ordentic.com. Sie erhalten spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Antrags eine Antwort. Bei Bedarf kann diese Frist um zwei Monate verlängert werden.

Sie können außerdem eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde oder der Datenschutzbehörde (BE) einreichen.

Sie können jederzeit der Nutzung Ihrer Daten für Direktmarketing widersprechen. Nach Ihrem Widerspruch verarbeiten wir Ihre Daten nicht länger zu diesem Zweck.

10. Cookies

Ordentic verwendet funktionale Cookies und datenschutzfreundliche Analyse-Cookies. Diese Cookies sind für das ordnungsgemäße Funktionieren und die Verbesserung der Plattform erforderlich.

Funktionale Cookies werden unter anderem verwendet für:

1. Benutzerauthentifizierung und Sitzungsverwaltung

2. Sicherheit von Konten

3. das Speichern von Benutzereinstellungen

Daneben nutzen wir Analysedienste wie Google Analytics und Vercel Analytics, um Einblick in die Nutzung unserer Plattform zu erhalten. Diese Analyse-Cookies werden datenschutzfreundlich eingesetzt und haben keine oder nur geringe Auswirkungen auf die Privatsphäre der Nutzer.

Es werden keine Daten für Werbezwecke verwendet und IP-Adressen werden anonymisiert.

Dritte wie Stripe Payments, Intercom und Featurebase können funktionale Cookies setzen, die jeweils für Zahlungsabwicklung, Kundensupport und Nutzerfeedback erforderlich sind.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Erklärung zu ändern.

Die aktuelle Fassung finden Sie stets unter https://ordentic.com/legal/privacy-policy.

12. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Erklärung:

1. E-Mail: support@ordentic.com

2. Anschrift: Postbus 69, 3850AB Ermelo, The Netherlands